Baza Wiedzy UAM została udostępniona pracownikom naukowym w 2020 roku na mocy zarządzenia JMR prof. Bogumiły Kaniewskiej. Jest to platforma, która w ramach oprogramowania Omega-PSIR łączy repozytorium instytucjonalne z systemem typu Current Research Information System (CRIS).
Jednostką odpowiedzialną za funkcjonowanie Bazy Wiedzy UAM (BW UAM) oraz powołanego na uczelni Zespołu ds. Zarządzania BW UAM jest Biblioteka Uniwersytecka w Poznaniu. Zespołem kieruje mgr Małgorzata Rychlik, tworzą go natomiast cztery osoby z Biblioteki, dwie osoby z bibliotek wydziałowych, jedna osoba z WFPiK oraz informatyk z Centrum Informatycznego. Dobrym duchem zespołu, wspierającym go swoją radą i doświadczeniem, jest prof. Robert Lew z Wydziału Anglistyki. Zespół ds. Zarządzania Bazą Wiedzy UAM opracowuje materiały instruktażowe, promuje platformę w środowisku uczelni, współpracuje z firmą wdrożeniową, a także sprawuje merytoryczny nadzór nad pracami liczącej ponad osiemdziesiąt osób grupy redaktorów wydziałowych. Dzięki pracy zespołu powstały liczne materiały szkoleniowe dla pracowników i redaktorów w formie najczęściej zadawanych pytań (FAQ) oraz krótkie filmy instruktażowe, ułatwiające poruszanie się po Bazie Wiedzy.
Baza Wiedzy UAM to portal, który służy pracownikom naukowym: zapewnia transparentny dostęp do dorobku oraz wyników działalności naukowo-badawczej, dając równocześnie możliwość promocji własnego wizerunku naukowego oraz rozwoju efektywnej współpracy z ekspertami różnych dziedzin nauki z kraju i ze świata. Aby naukowcy poprzez swoje profile w Bazie Wiedzy byli widoczni w świecie, platforma zintegrowana jest z serwisami zewnętrznymi, tj. ORCID, Web of Science, Scopus czy Google Scholar. Pracownik naukowy, wprowadzając w swoim profilu identyfikatory serwisów zewnętrznych, zyskuje aktualizowane na bieżąco dane bibliometryczne. Baza Wiedzy UAM, dzięki zarejestrowaniu w Open Directory of Open Access Repositories (OpenDOAR), spełnia wymogi wynikające z przyjęcia Planu S przez Narodowe Centrum Nauki. Pracownik naukowy, archiwizując w Bazie Wiedzy publikacje w otwartym dostępie, powstałe w ramach programu Horizon Europe, wypełnia warunki fundatora badań, czyli Komisji Europejskiej.
Celem Bazy Wiedzy UAM jest usprawnienie procesu zarządzania nauką na uczelni: zapewnienie poprawnego ewidencjonowania, archiwizowania i upowszechniania efektów działalności naukowo-badawczej oraz dokumentowania osiągnięć zawodowych pracowników i doktorantów Uniwersytetu im. Adama Mickiewicza w Poznaniu. Zgodnie z zarządzeniem Rektora w pierwszym etapie do Bazy Wiedzy wprowadzono publikacje powstałe od 2017 roku, a następnie zobligowano pracowników do zgłaszania prac na bieżąco. Rok 2017 znalazł się w zarządzeniu nieprzypadkowo – to ważna data z punktu widzenia ostatniej ewaluacji jakości działalności naukowej, obejmującej lata 2017-2021. Dzięki temu, że system napełniono publikacjami z tego okresu, można było przeprowadzić automatyczny eksport danych bibliograficznych do systemu centralnego (Polska Bibliografia Naukowa). Nad przebiegiem procesu czuwało czterdziestu czterech importerów PBN, pracujących na wydziałach, którzy przy wsparciu Zespołu ds. Zarządzania BW UAM wyeksportowali łącznie prawie 25 000 rekordów publikacji w ramach 23 dyscyplin.
Od połowy 2022 roku w Bazie Wiedzy trwają intensywne prace nad wdrożeniem modułu projektów: wszystkie projekty realizowane na uczelni będą ewidencjonowane w jednym miejscu, dzięki czemu możliwy będzie automatyczny ich eksport do systemu POL-on, co usprawni wywiązanie się z zadań sprawozdawczych nałożonych przez ustawodawcę.
Nowym elementem, który już niebawem pojawi się w Bazie Wiedzy UAM, jest repozytorium danych badawczych AMUReD. W 2019 roku Narodowe Centrum Nauki w wydanym przez siebie dokumencie „Wytyczne dla wnioskodawców do uzupełnienia Planu Zarządzania Danymi w projekcie badawczym” zaleciło deponowanie danych badawczych w przeznaczonych do tego repozytoriach. Dla uściślenia – repozytoria danych badawczych nie są tożsame z repozytoriami publikacji, ponieważ różnorodność formatów, w których powstają oraz są zapisywane dane badawcze, wyklucza zastosowanie do ich deponowania tradycyjnych repozytoriów publikacji, zamieszczanych najczęściej w formacie PDF.
Pracownicy naukowi UAM od lat korzystają z repozytorium publikacji AMUR, które jednak nie może być wykorzystywane do deponowania danych. Nowo powstające repozytorium AMUReD stanowić będzie jeden z modułów Bazy Wiedzy UAM. Mnogość zapytań mailowych oraz telefonicznych w sprawie możliwości zdeponowania danych, które powstały w ramach programów finansowanych przez NCN, utwierdziła nas w przekonaniu, iż stworzenie instytucjonalnego repozytorium danych badawczych stanowi odpowiedź na zapotrzebowanie środowiska naukowego UAM.
Prace nad uruchomieniem repozytorium danych badawczych AMUReD są zaawansowane – firma wdrożeniowa pracuje nad formularzem deponowania danych, natomiast w Bibliotece Uniwersyteckiej opracowano regulamin korzystania z repozytorium. Wato zaznaczyć, iż każdy zestaw danych (dataset) zdeponowany w repozytorium AMUReD zostanie opatrzony cyfrowym identyfikatorem dokumentu elektronicznego DOI, dostarczonym przez międzynarodową organizację DataCite. W przyszłości planowane jest ubieganie się o uzyskanie miana repozytorium zaufanego w ramach inicjatywy CoreTrustSeal.
Równolegle do rozbudowy Bazy Wiedzy UAM o kolejne moduły przebiega proces opracowania i wdrożenia Systemu Oceny Pracowniczej (SOP). Będzie to odrębny system funkcjonujący na podstawie danych pochodzących z różnych źródeł (Omega-PSIR, system kadrowy, USOS). Wszelkie informacje znajdujące się w Systemie Oceny Pracowniczej będą dostępne tylko dla zalogowanego pracownika i jego przełożonego, bez możliwość wglądu dla osób z zewnątrz. Niewątpliwą zaletą tak zorganizowanego procesu dokumentowania oceny pracowniczej jest odejście od ręcznego wypełniania ankiet przez pracowników.
Baza Wiedzy UAM to obszerny i skomplikowany system naczyń połączonych. Aby mógł sprawnie funkcjonować na uczelni, niezbędne było wypracowanie stosownych procedur i ścieżek komunikacyjnych oraz zaangażowanie jednostek spoza biblioteki. Do prac redaktorskich w systemie powołano liczne grono redaktorów wydziałowych oraz importerów PBN. Współpracę nawiązano także z Sekcją Spraw Kadrowych, Kwesturą, Biurem Wsparcia Nauki, Centrum Wsparcia Projektów, Uczelnianym Centrum Innowacji i Transferu Technologii oraz Centrum Informatycznym. Zachęcamy społeczność akademicką do odwiedzania strony Bazy Wiedzy UAM pod adresem researchportal.amu.edu.pl i korzystania z wszystkich jej funkcji.
Autorkami tekstu są: Małgorzata Rychlik, Natalia Figan, Maria Kuczkowska, Sandra Szczepanowska i Monika Theus.
