Od października między innymi na Wydziałach Chemii i Fizyki, w Archiwum i Kancelarii Głównej została wprowadzona pilotażowa wersja systemu EZD PUW. Niebawem system zacznie obowiązywać na całej uczelni.  To początek rewolucji w zarządzaniu uniwersytetem i jednocześnie kolejny etap jego rozwoju. Dodajmy, że długo oczekiwanego rozwoju.

EZD od  października jest testowany w kilku jednostkach UAM. Już krótka sonda wśród pracowników pozwala stwierdzić, że nie ,,taki diabeł straszny jak go malują’’ Uczestnicy wcześniejszych szkoleń w Centrum Informatycznym  podkreślają, że spodziewali się zawiłości i komplikacji w pracy, bo… przecież każda nowość to ,,trochę strach’’. Tymczasem wielu z nich już po kwadransie oddycha z ulgą, a potem dopytuje i oczekuje wyjaśnień od prowadzącej szkolenia Lidii Pudliszak.

- Coraz częściej pracownicy UAM dzwonią i dopytują o szczegóły, szukają dobrych rozwiązań – mówi Lidia Pudliszak -  W tej chwili mamy przeszkolone 350 osób z administracji uczelnianej. Zajęcia trwają. Przykładowo wczoraj spotkałam się z radcami prawnymi i Działem Zamówień Publicznych. Był spory niepokój, a okazało się, że zupełnie niepotrzebnie. Niedawno spotkaliśmy się z dziekanatami. Za chwilę na wydziałach zaczną się szkolenia dla kadry dydaktycznej. Dzieje się.    

Czytaj również: Dr Anna Jelec. Przez dłonie do mózgu

Dla wprawnego administratora, EZD to łatwizna – mówią ci którzy przeszli szkolenia. Dziekan WFPiK prof. Tomasz Mizerkiewicz twierdzi nawet, że uniwersytecki program obsługujący EZD przypomina mu inne nasze programy, takie jak USOS czy AMURap.

- Bardzo podoba mi się w nim, że można prześledzić dokładnie, co w którym momencie kto zrobił przy danym dokumencie. Przy kolejnych etapach opracowywania dokumentu można sobie przesyłać dodatkowe informacje między osobami nim się zajmującymi.

- Wierzę, że system EZD usprawni obieg dokumentów na naszym Uniwersytecie – dodaje starszy referent Aneta Masztaller z Międzyobszarowych Indywidualnych Studiów Humanistycznych i Społecznych. -   Przede wszystkim prowadzenie korespondencji w wersji elektronicznej przyspieszy obieg informacji pomiędzy jednostkami. 

Obecnie Wydział Filologii Polskiej i Klasycznej jest jednym z uczestników fazy pilotażowej i rejestruje tylko korespondencje zewnętrzną.

- Powoli testujemy także obieg korespondencji wewnętrznej. Już zauważyliśmy pozytywne aspekty tego działania – dodaje Aneta Masztaller. -  Łatwiej nam ustalić, kto zajmuje się pismem w danej chwili. Eliminujemy niepotrzebne telefony, tłumaczenie czego dotyczy sprawa. Z poziomu swojego stanowiska pracy i swojego komputera już możemy wyeliminować błędy. A to bardzo przydatne w naszej pracy. Obieg dokumentów nie zatrzymuje się w chwili, kiedy danego pracownika nie ma, jest chory lub na urlopie.

- EZD to narzędzie bardzo dobre, o ile zaczną je wszyscy stosować i wypracujemy wspólną ścieżkę jeśli chodzi o przekaz dokumentów, i o ile wszyscy Ci którzy powinni się posługiwać EZD będą to czynić i wejdzie im to w nawyk – uważa Katarzyna Głuszek-Krawiec, specjalista w sekretariacie prorektora ds. informatyzacji oraz współpracy z otoczeniem społeczno-gospodarczym.

Zdaniem naszych rozmówców system jest bardzo intuicyjny, łatwo się w nim odnaleźć, posiada dużo zróżnicowanych funkcji, które wykorzystywać można w codziennej pracy.

- Za szczególnie pomocną uważam możliwość zapoznania się ze zeskanowanym dokumentem, to już naprawdę daje przedsmak zdalnej pracy nad obiegiem dokumentów uniwersyteckich. Podoba mi się przygotowanie systemu do nadawania kolejnym sprawom różnego biegu, gdyż niektóre z nich nie dają się załatwić "od ręki" (dokładnie tak jak bywa w dotychczasowym "realu" urzędniczym), muszą wtedy w odpowiednim miejscu panelu "poczekać", dzięki temu mamy do czynienia z pełną funkcjonalnością systemu – mówi dziekan Tomasz Mizerkiewicz

Entuzjastą systemu jest także nowy Kanclerz UAM dr Marcin Wysocki, który wraz z powołanym do tego zespołem zajmował się wdrożeniem systemu EZD w Uczelni. Opisuje on system jako narzędzie, które pozwala (z każdego miejsca na świecie) szybko znaleźć pożądane akta, zapoznać się z bieżącą korespondencją, dekretować ją, a także rozpatrzeć sprawę przed ekranem komputera  mając dostęp do niezbędnych informacji oraz skonsultować się szybko z innym pracownikiem, z innego działu, a nawet innego wydziału czy urzędu (system umożliwia wymianę dokumentów między podmiotami korzystającymi z tego systemu).

- Nowy sposób dokumentowania przebiegu i załatwiania spraw ma przyspieszyć pracę pracownika poprzez usprawnienie procesów decyzyjnych i umożliwić bieżącą kontrolę nad terminowością ich załatwiania – mówi Kanclerz. -  W systemie użytkownicy będą mieli dostęp do wzorów wniosków, podań czy formularzy, z których korzystają w toku swojej pracy. Oszczędzą cenny czas, a przy tym mogą zwiększać efektywność wykonywanej pracy.

- Jako byłemu prodziekanowi ds studenckich – kontynuuje prof. Mizerkiewicz -  przypomina mi się dawne marzenie o e-dziekanacie, gdzie tak podstawowe działania, jak opiniowanie wniosków studenckich dotyczących przedłużenia sesji można byłoby wykonywać bardzo szybko w obiegu elektronicznym. System EZD pokazuje, że w niedługiej przyszłości i takie marzenia mogą się doczekać realizacji.