Za nami pilotaż systemu motywacji, ocen i rozwoju kompetencji pracowników, prowadzony przez zespół Sekcji Rekrutacji oraz Rozwoju Zawodowego Pracowników. Działanie to przynosi już pierwsze rezultaty. Dzięki przeprowadzonej po pilotażu ankiecie wiadomo, że nastąpią zmiany w kwestionariuszu, a system zostanie dopasowany do potrzeb naszej uczelni.
W projekcie wzięli udział pracownicy administracyjni z Centrum Marketingu oraz Wydziału Matematyki i Informatyki. Docelowo system, który nosi nazwę Kierunek Rozwój, obejmie pracowników UAM niebędących nauczycielami akademickimi, z wyłączeniem pracowników obsługi. Celem podejmowanych działań jest wprowadzenie na uczelni zasad dialogu i przekazywania informacji zwrotnej, czyli tzw. kultury feedbacku.
– Po ankietyzacji doszłyśmy do wniosku, że musi zmienić się skala ocen, która za bardzo kojarzyła się z oceną szkolną. Skala została zmieniona z 1-5 na 1-7 – mówi Joanna Dembińska z Sekcji Rekrutacji oraz Rozwoju Zawodowego Pracowników. – System, który zakupiliśmy i pokazaliśmy w pilotażu, w wersji surowej był przygotowany dla biznesu (na przykład cele liczbowe, kwartalne cele procentowe). To zostało również zmienione. Co ważne, podsumowaniem przeprowadzonej rozmowy będzie zwykła notatka w systemie informatycznym, a nie „korporacyjna” ocena.
Wiele osób biorących udział w tym projekcie podkreślało, że spotkanie z pilotażem było pierwszym od lat momentem zastanowienia się nad obowiązkami i zadaniami w pracy. Zastopowaniem pędu i skupieniem się na pracowniku, ale też wymianą spostrzeżeń co do oczekiwań pracownik – przełożony i na odwrót. Oddajmy głos samym zainteresowanym.
– Z entuzjazmem przyjęłam informację o wdrożeniu w UAM systemu oceny pracowniczej – mówi Iwona Paroń z Centrum Marketingu. – Uważam, że informacja zwrotna na temat wykonywanej przeze mnie pracy oraz ocena moich działań to cenna wskazówka na przyszłość. Wypełnienie ankiety pozwoliło mi na autorefleksję i dostrzeżenie już pewnych spraw na poziomie samooceny. W codziennej pracy czasem zapominamy o podsumowaniu własnych działań. Zaletą jest też podział na ocenę kompetencji twardych i miękkich.
W związku z tym, że niektóre pytania, a czasem także odpowiedzi wprowadzały wieloznaczność w interpretacji, za kluczową uważam rozmowę z przełożonym. Myślę, że dla wielu z nas będzie to dobra okazja do wypracowania modelu komunikacji czy sposobu działania, czasem skonfrontowania stanowisk czy stylu pracy. Sam system oceny pracowniczej oceniam pozytywnie, ale myślę, że warto popracować nad systemem motywacji.
Magdalena Sadowska, kierowniczka BOW WMiI: – System motywacji, ocen i rozwoju pracowników, choć nie jest idealny, może stanowić bardzo przydatne narzędzie. Mnie osobiście zmobilizował do głębszego zastanowienia się nad pracownikami i pracowniczkami z mojego zespołu, nad tym, w czym każdy/-a z nich jest dobry/-a, a nad czym warto, żeby jeszcze popracował/-a. Największą wartość stanowiła według mnie sama rozmowa. Dała ona zarówno pracownikowi, jak i przełożonemu to, co najważniejsze: czas dla siebie, czas na wzajemne wysłuchanie się z pełną uważnością. W codziennym pędzie nie zawsze jest to wykonalne. Chciałabym też dodać, że jako grupa pilotażowa mieliśmy sporo uwag do systemu (zarówno technicznych, jak i dotyczących treści pytań) – mam nadzieję, że zostały one uwzględnione w ostatecznej wersji.
Marta Grunwald, kierowniczka Sekcji Promocji Centrum Marketingu UAM: – Do pilotażu pracownicy Sekcji Promocji w większości podeszli z ciekawością. Oczywiście były też wątpliwości i liczne pytania, a może nawet na samym początku zaniepokojenie, ale uważam, że ciekawość była dominującym elementem całego procesu. Zespół jest bardzo otwarty na nowości i myślę, że to dużo ułatwiło. Po przeprowadzeniu rozmów rozwojowych wiele obaw co do całości sprawy zniknęło. Każdy pracownik podszedł inaczej do efektów rozmowy. Niektórzy wpisali od razu w system cele rozwojowe i choć były rozłożone na dłuższy czas, bezzwłocznie przystąpili do ich realizacji. Niektórzy wpisali cele albo poprosili mnie o ich wpisanie, ale nadal ich nie zrealizowali, choć zaczęli i deklarują, że ich nie porzucili. Mniejszość, pomimo deklaracji podczas rozmowy, nie wpisała celów rozwojowych ani ich nie realizuje. Taki „cichy opór” na etapie pilotażu wystąpił i trzeba będzie rozwiązać tę sytuację w kolejnych edycjach rozmów. Na pewno utrudnieniem jest brak narzędzi do realizowania ustalonych obszarów – co do tego jesteśmy zgodni. Posiłkujemy się bezpłatnymi rozwiązaniami, ale przydałby się budżet na natychmiastowe mikroszkolenia i dostęp do publikacji. Często są to bardzo wąskie obszary, ale nie wiążą się z dużymi kosztami. Ważne, żeby to, co możliwe, wprowadzać od razu, inaczej z czasem wszystko się rozmywa i motywacja do zmiany spada. Ogólnie wprowadzenie tego systemu jest pozytywną zmianą. Pozwala on uporządkować sprawy, które łatwo pominąć, wykonując codzienne obowiązki, bo nie są pilne, ale są kluczowe, jeżeli chodzi o jakość pracy.
Renata Myl, BOW WMiI: – W pierwszej chwili rzeczywiście miałam obawy odnośnie do uczestniczenia w pilotażu. Dotyczyły one przede wszystkim jego efektów. Nie do końca wiedziałam, na czym ma to wszystko polegać, w jakim celu być przeprowadzane, do czego ma służyć i z jakimi konsekwencjami dla mnie będzie się wiązało. W samej ankiecie narzucone warianty odpowiedzi nie zawsze odpowiadały temu, co chciałam przekazać. Brakowało miejsca na wolne wypowiedzi lub przynajmniej rozwinięcie tych gotowych. Udział w programie pilotażowym był dla mnie okazją do przeanalizowania swojej pracy. Cenna była możliwość porównania mojej własnej oceny z tą, którą sformułowała kierowniczka. Między innymi dzięki temu poczułam i przekonałam się, że ktoś docenia mój codzienny wysiłek, dostrzega starania, zauważa cały mój wkład w sprawne funkcjonowanie całości naszego biura. W rezultacie cały proces oceny/analizy okazał się dla mnie korzystny, podniósł moją samoocenę i zachęcił do dalszej pracy nad rozwojem zawodowym i osobistym.
Obecnie Sekcja Rekrutacji oraz Rozwoju Zawodowego Pracowników szykuje się do przygotowania społeczności uniwersyteckiej do jak najlepszego wykorzystania narzędzia. W tym celu przewidywane są szkolenia i webinary służące przybliżeniu idei i zaprezentowaniu pracownikom systemu ocen. Pracowniczki sekcji przygotowują intranetową stronę projektu Kierunek Rozwój, która będzie zawierała wszystkie potrzebne i najistotniejsze informacje. W tym roku system będzie wdrażany wśród pracowników administracji centralnej, a od przyszłego roku sukcesywnie będą dołączać wydziały.
System motywacji, ocen i rozwoju kompetencji pracowników ma pozwolić na uporządkowanie i zebranie informacji na temat pracy zatrudnionych, ich potrzeb, możliwych ścieżek rozwoju kariery i sposobów ich realizacji. Pozwoli też przełożonym i pracownikom na uzgadnianie celów służących rozwojowi kompetencji, a w kolejnych latach na ocenę realizacji wcześniej wyznaczonych celów. Analiza wyników ocen da możliwość Centrum Spraw Pracowniczych zaplanowania kompleksowych działań w obszarze szkoleń i rozwoju.
Czytaj też: Kierunek Rozwój
