Rozmowa z kanclerzem dr. Marcinem Wysockim

Czy mógłby pan stworzyć profil statystycznego pracownika administracji UAM? Kim on / ona jest? Pamiętam, że przed laty zapytany o to kanclerz Stanisław Wachowiak mówił, że to kobieta w wieku około 42 lat. 

– Ten profil nie zmienił się znacząco. Statystyczny pracownik uniwersytetu to kobieta w wieku ponad 48 lat (wśród wszystkich pracowników kobiety stanowią 56%). Na tym tle administracja prezentuje się trochę inaczej. Obecnie średnia wieku pracownika administracji wynosi 46 lat, a kobiet w tej grupie jest ponad 80%. Mamy zatem zdecydowanie sfeminizowany zespół. Ostatnio w ramach rekrutacji trafia do nas sporo młodszych pracowników. Dobre jest to, że osoby, które rozpoczynają pracę na uniwersytecie, w dużej mierze zostają z nami na dłużej. 

Jeżeli o rekrutacji mowa – czy wielu nowych pracowników trafia do nas z polecenia?

– Już od kilku lat wszystkie zatrudnienia w administracji następują w drodze oficjalnych, przejrzystych konkursów, które przeprowadza Sekcja Rekrutacji oraz Rozwoju Zawodowego Pracowników. Jej pracowniczki dokonują pierwszej weryfikacji zgłoszeń, rozmawiają z kandydatami, oceniając ich pod kątem spełnienia przez nich ustalonych kryteriów, a dopiero potem wybrane kandydatury przekazują do przyszłych przełożonych, celem odbycia końcowych rozmów rekrutacyjnych. To sprawia, że do pracy w administracji nie trafiają osoby przypadkowe. 

Jakich pracowników najtrudniej pozyskać?

– Są pewne grupy pracowników, które albo trudno pozyskać, albo szybko rotują. Są takie osoby, które zatrudniając się u nas, zdobywają poszukiwane na rynku pracy umiejętności i wiedzę, po czym odchodzą na lepiej płatne posady. Największy problem z pozyskaniem pracowników dotyczy aktualnie specjalistów o wysokich kwalifikacjach technicznych, dla których sektor publiczny nie jest konkurencyjnym pracodawcą. Przykładowo, ostatnio inspektora branży elektrycznej do Sekcji Remontów szukaliśmy ponad rok. Trudno nam pozyskać specjalistów do Centrum Wsparcia Projektów czy Biura Gospodarowania Nieruchomościami, duża rotacja jest również w Kwesturze.

Myślałam, że powie pan: informatycy…

– Wbrew pozorom nie. Informatykom staramy się zapewnić dobre, stabilne warunki pracy – może nie najwyższe wynagrodzenia, jakie mogliby uzyskać na rynku, ale dajemy im inne profity, np. elastyczny system czasu pracy. To pozwala łączyć pracę z dodatkowymi zajęciami – w miarę potrzeb. Wynagrodzenia również poprawiły się w ciągu kilku ostatnich lat. To wszystko sprawia, że informatycy – na szczęście – z nami zostają. Zdarza się, że czasem trudno znaleźć odpowiedniego specjalistę, ale ci, których już mamy, to z reguły długoletni pracownicy o wysokich kwalifikacjach. Najbliższym wyzwaniem w grupie IT jest pozyskanie nie tylko pracowników o unikatowych kwalifikacjach, jak z zakresu cyberbezpieczeństwa, ale także specjalistów od zarządzania systemem kontroli dostępu, programistów czy specjalistów od modelowania procesów i rozbudowy Portalu Pracownika. Nie dość, że nie ma ich zbyt wielu na rynku pracy, to jeszcze ich oczekiwania w obszarze wynagrodzeń są bardzo wysokie. 

Pamiętam pańskie wystąpienie w trakcie ostatniego Forum Administracji. Mówił pan, że jest z nas – administracji – dumny. Poproszę o rozwinięcie tej myśli – co jest przyczyną zadowolenia, a co przyczyną trosk kanclerskich? 

– Mocną stroną uniwersyteckiej administracji są kompetencje. Zatrudniamy profesjonalistów w swoich dziedzinach, zaangażowanych, kreatywnych – to daje nam ogromny potencjał. Z drugiej strony to, co dostrzegam, to swego rodzaju zachowawczość, brak otwartości na zmiany. Mamy taką grupę pracowników, którzy na wszystkie modyfikacje w zakresie obowiązków czy też zmian w swoim otoczeniu reagują niezadowoleniem. Świat pędzi do przodu, na naszych oczach dokonuje się postęp technologiczny, który z kolei wymusza na nas wiele zmian również w kontekście kompetencji zawodowych. Musimy dotrzymać mu kroku. Ale jest i druga strona medalu, bo z reguły ci sami pracownicy, kiedy zostają poproszeni o wdrożenie pewnych kwestii, o konsultacje – ruszają do pracy i otrzymuję od nich znakomity feedback, daleki od krytykanctwa, rzetelny i konstruktywny. Ostatecznie zatem administracja centralna – bo to tutaj zwykle testujemy nowe rozwiązania, np. informatyczne – staje na wysokości zadania. Dobrze współpracuje mi się również z administracją wydziałową. Wydaje mi się, że jest to kwestia regularnych spotkań z kierowniczkami BOW-ów, a ostatnio i BOS-ów, podczas których omawiamy wymagające tego kwestie na bieżąco. 

Czyli, jak rozumiem, pora na Q&A z kanclerzem. 

– W trakcie ostatniego Q&A pojawiło się sporo pytań dotyczących sfery administracyjnej. Pytania i zawarte w nich sugestie przyjmuję do wiadomości i, w miarę możliwości, do realizacji. Pojawiały się głosy niezadowalania ze zmian, które nie były wcześniej komunikowane. Po ponad 12 latach pracy na UAM wiem, że nasza społeczność nie lubi być zaskakiwana zmianami, że na nie trzeba pracowników przygotować. Niestety wiele kwestii, które dotykają nas w życiu codziennym, dzieje się ze zmienną dynamiką. Czasem pewne działania się przeciągają, a czasem rozwiązania przychodzą tak szybko, że na właściwą komunikację brakuje czasu. Niestety…

A gdyby takie spotkanie odbyło się, to jak pan myśli, jakie padłyby pytania?

– Parkingi, parkingi, parkingi. Ostatnie Q&A z panią rektor dotyczyły w dużej mierze tego oraz kwestii związanych z Portalem Pracownika, systemu organizacji pracy, dni wolnych i podwyżek. Administracja to jest ta grupa pracownicza, której bardzo doskwierają relatywnie niskie – mimo zeszłorocznych podwyżek – zarobki. Ja to rozumiem, dlatego staram się – gdy to tylko możliwe – zdobywać środki na podwyżki uznaniowe dla pracowników administracji. Środki te, pozostające w dyspozycji kierowników jednostek, stanowią istotny mechanizm motywowania i doceniania najbardziej zaangażowanych pracowników. Mam nadzieję, że i w tym roku uda się wyasygnować kwotę na ten rodzaj podwyżek.

zob. też. Zmiana. Rozmowa z kanclerzem dr. Marcinem Wysockim

Kluczowym czynnikiem motywacyjnym jest także jasne zakomunikowanie pracownikom swoich oczekiwań, poznanie oczekiwań i perspektywy drugiej strony. W rozwiązywaniu takich kwestii, w skutecznym zarządzaniu, ma nam pomóc System Oceny Pracowników – Kierunek Rozwój. Jeśli poprawimy komunikację między sobą, będzie mniej powodów do narzekania. W tym roku, w marcu, już po raz drugi, wszyscy pracownicy administracji będą mieli okazję do rozmowy ze swoim przełożonym w ramach rozmów okresowych. Zachęcam wszystkich do wykorzystania tej okazji do rozmowy o swoich oczekiwaniach związanych z pracą. 

Na koniec chciałbym zapytać o konsultacje, które odbywały się na naszym uniwersytecie. Jakie potrzeby zgłaszali pracownicy administracji podczas spotkań stolikowych?

– Całościowo wnioski z konsultacji „Administracyjne inspiracje – diagnoza potrzeb i dobre praktyki”, które przeprowadził zespół Biura Inicjatyw Społecznych i Zrównoważonego Rozwoju we współpracy z Sekcją ds. Rozwoju, zostaną przedstawione w trakcie Forum Administracji w połowie lutego. Natomiast oczywiście częściowo są one mi znane. Pojawiały się tam kwestie zwiększenia sprawczości pracowników administracji w kształtowaniu środowiska pracy, bardziej partnerskiego traktowania. Ciekawym wątkiem były postulaty dotyczące ścieżek rozwoju i kariery, także poziomych, oraz inicjatyw wzmacniających kompetencje. Zgłoszono kilka ciekawych pomysłów – np. stworzenie bazy pracowników wraz z ich kompetencjami, umiejętnościami i zainteresowaniami. Pozwoliłoby to lepiej wykorzystać potencjał pracowników administracji w działaniach uniwersytetu.