Wersja kontrastowa

Monika Grzelka. Powrót do prostoty

Screenshot z rozmowy
Screenshot z rozmowy

We wrześniu, w ramach projektu NAWA Centrum Wsparcia Współpracy Międzynarodowej zorganizowało szkolenie z komunikacji pisemnej dla pracowników administracyjnych, technicznych i pracowników bibliotek. Wzięło w nim udział blisko 200 osób. Szkolenie przeprowadziła dr hab. Monika Grzelka z Wydziału Filologii Polskiej i Klasycznej, która od lat uczy pisania przyszłych polonistów i dziennikarzy.

Jak się prowadzi zajęcia z pisania dla dwustu pracowników administracyjnych?

Monika Grzelka: Paradoks polega na tym, że musiałam pokonać barierę językową! Zwykle mówię do przyszłych filologów, dla których język naukowy nie stanowi większego kłopotu. Tym razem jednak pojawiło się potrójne wyzwanie: wielka grupa ponad dwustu osób, forma zajęć online, a więc z bardzo ograniczoną możliwością budowania relacji. Wreszcie słuchaczami były osoby o bardzo różnych potrzebach – pracownicy dziekanatów i bibliotek, księgowe, informatycy, archiwiści i specjaliści od marketingu. Brak kontaktu twarzą w twarz nie pozwala mi ocenić sytuacji odbiorcy, nie wiem, czy wszystko jest zrozumiałe i wystarczająco objaśnione. W zasadzie najbardziej efektywne są zajęcia warsztatowe z  pisania w  małych grupach, gdy uczestnicy mogą czytać swoje teksty wzajemnie i poddawać je krytyce, przeróbkom, modyfikować, udoskonalać i sprawdzać efekty.

Czy wobec tego takie szkolenie miało sens?

Joanna Barszcz, p.o. dyrektora Centrum Wsparcia Współpracy Międzynarodowej: Na to pytanie odpowiedzieli nam uczestnicy, wypełniając ankiety ewaluacyjne. Zdecydowana większość oceniła zajęcia pozytywnie. Uwagi krytyczne dotyczyły przede wszystkim formy online i  zbyt małej liczby ćwiczeń i  praktycznych przykładów. Te kwestie są ze sobą powiązane: forma wykładu online wymusza ograniczenie zadań na rzecz teorii. Uczestnicy mieli do dyspozycji karty pracy z kluczem i testy z kluczem, jednak oczywiście to nie to samo, co dynamiczne ćwiczenia w małej grupie.

A co sztuka pisania ma wspólnego ze współpracą międzynarodową?

JB: Każdy pracownik administracji to potencjalny ambasador uniwersytetu za granicą. Wszyscy mamy kontakty z obcokrajowcami: pracownikami nauki, studentami czy kandydatami na studia, z  wieloma z  nich korespondujemy. Budowanie współpracy bez skutecznej komunikacji jest niemożliwe. A  zasady plain language, których uczy dr Monika Grzelka, są uniwersalne.

Monika Grzelka

Czym jest plain language?

MG: To koncepcja przyjaznego dla odbiorcy organizowania oficjalnej, urzędowej wypowiedzi pisemnej. Tekst ma być zrozumiały po pierwszej lekturze. Idea prostego języka jest protestem przeciwko skomplikowanemu, zawiłemu, abstrakcyjnemu językowi urzędowemu, w tym prawniczemu. I zwrotem w kierunku odbiorcy – ma prawo rozumieć pisane do niego teksty! 

To dlaczego piszemy zawile?

MG: Są różne powody. Rozbudowana, sztuczna forma często maskuje banalność treści lub niepełną wiedzę nadawcy. Czasem wydaje nam się, że musimy opowiedzieć cały świat, nie chcemy selekcjonować, boimy się, że pominiemy ważne wątki. Często po prostu nie umiemy inaczej. A  wszystko, co ważne, można powiedzieć prosto.

Prosto, czyli jak?

MG: Prosty tekst wymaga krótkich zdań, krótkich słów, naturalnego szyku. Rezygnujemy z  terminów lub je jasno definiujemy, używamy form osobowych czasowników. W komunikacji trzeba przede wszystkim myśleć o odbiorcy – nie o temacie, nie o własnym wizerunku, ale o tej osobie, która będzie czytać nasz tekst. Warto zatem chwilę przed pisaniem pomyśleć, kim jest adresat, jakie ma potrzeby, ile ma czasu.

Skąd pomysł, żeby zaoferować pracownikom szkolenie z pisania?

Marta Dajczak, organizator szkolenia: Pracownicy administracyjni dużo piszą i zwykle uczą się na błędach. Zależało mi, żeby dać kolegom możliwość uczenia się od specjalisty. Byłam studentką dr Moniki Grzelki i na jej zajęciach poznałam zasady, które wciąż stosuję.

Jakie?

MD: Na przykład reguły redagowania oficjalnego pisma. Powinno mieścić się na jednej stronie. Już w  pierwszym zdaniu należy napisać, o co chodzi. Szczegóły podaje się dopiero w kolejnym akapicie, a  uzasadnienie w  następnym. Trzeba unikać ozdobników i wynurzeń osobistych. Warto pamiętać o zasadzie „więcej światła” – tekst musi być podzielony na akapity, bo inaczej będzie nieczytelny.

A czy stosowanie plain language nie powoduje zubożenia języka?

MG: Język urzędowy nie ma być piękny. Ma zapewniać skuteczną komunikację między administracją a  obywatelem. Ma przyśpieszać załatwianie spraw. Warto włożyć nieco wysiłku, by oficjalne pisma przestały straszyć bezosobowością i zawiłością. Piszmy prosto!

Czytaj też: Szkoła Doktorska UAM otrzyma dofinansowanie z NAWA

Wydarzenia Wydział Filologii Polskiej i Klasycznej

Ten serwis używa plików "cookies" zgodnie z polityką prywatności UAM.

Brak zmiany ustawień przeglądarki oznacza jej akceptację.