Początek października przyniesie wiele zmian, których źródłem jest nowe Prawo o szkolnictwie wyższym i nauce oraz przyjęty 17 kwietnia br. nowy statut naszej uczelni. Oto najważniejsze ze zmian, z którymi chcielibyśmy zapoznać czytelników „Życia Uniwersyteckiego".
NOWY REGULAMIN PRACY
Regulamin ujmuje przepisy odnoszące się do uniwersytetu jako pracodawcy i do jego pracowników, przy czym są to regulacje obowiązujące wszystkich zatrudnionych, zarówno nauczycieli akademickich jak i pracowników niebędących nauczycielami.
To w tym regulaminie, a nie jak w latach poprzednich w uchwale senatu, nauczyciele akademiccy znajdą zasady ustalania i rozliczania pensum dydaktycznego, zróżnicowanego ze względu na grupy zawodowe i zajmowane stanowiska (inne w stosunku do pracowników badawczo-dydaktycznych i dydaktycznych). Tu określono także liczebność grup studenckich dla różnych typów zajęć - w nowych uregulowaniach przewidziano mniejsze grupy, zwłaszcza na studiach magisterskich, wychodząc naprzeciwko założeniom przyjętym dla uczelni badawczej. Zmniejszenie liczebności grup powinno zaowocować wyższą efektywnością kształcenia - kształcenie mniejszej liczby studentów w grupie oznacza możliwość poświęcenia więcej czasu każdemu z nich, pozwala na budowanie relacji mistrz-uczeń. Zachowano przy tym liczne rozwiązania wypracowane w latach poprzednich, umożliwiające dostosowywanie regulaminu do specyficznych potrzeb różnych jednostek organizacyjnych uniwersytetu. Podkreślić trzeba, że ważnym uzupełnieniem regulaminu pracy jest zarządzenie rektora określające zakres obowiązków nauczycieli akademickich. To zupełnie nowy dokument, uwzględniający pewne niespisane dotąd zasady, którymi zawsze się kierowaliśmy. Z pewnością jednak będziemy weryfikować nowe zapisy, by ocenić, na ile przyjęte rozwiązania sprawdzą się w naszej codzienności.
Czytaj też: Rektor Andrzej Lesicki. Przed nami kolejne wyzwania
W odniesieniu do pracowników niebędących nauczycielami akademickimi, najważniejszą i długo wyczekiwaną zmianą będzie tzw. ruchomy czas pracy. Z początkiem października, dla tej grupy pracowników, pojawi się możliwość odejścia od sztywnych godzin pracy 7.30 - 15.30. Wprowadzony ruchomy czas pracy umożliwia, według indywidualnej decyzji pracownika, rozpoczynanie pracy między godz. 7 a 8 i kończenie (po przepracowaniu 8 godzin) między godz. 15 i 16. Większa elastyczność w określaniu godzin pracy, z pewnością okaże się korzystna dla spraw rodzinnych pracownika, czy innych, pozasłużbowych obowiązków. Konsekwencją wprowadzenia ruchomego czasu pracy w administracji centralnej jest ograniczenie czasu gwarantowanej dostępności pracowników do siedmiu godzin - między godz. 8 a 15. W tym miejscu chcielibyśmy przypomnieć pracownikom niebędącym nauczycielami, że nasze wewnętrzne regulacje nie przewidują pracy zdalnej, a praca w zadaniowym czasie pracy wymaga indywidualnego wniosku przełożonego i zgody kanclerza.
NOWY REGULAMIN WYNAGRADZANIA
Nowa ustawa wprowadziła konieczność ustanowienia takiego regulaminu na każdej uczelni; nie będzie już bowiem rozporządzeń ministra określającego siatki wynagrodzeń dla pracowników. W ubiegłym roku taki regulamin wprowadziliśmy po raz pierwszy w historii naszego uniwersytetu. Określał on wszystkie zasady dotyczące wynagrodzeń pracowników, zarówno zasadniczych, jak i wszelkich innych. Przygotowując nowy regulamin wynagrodzeń uwzględniliśmy również konsekwencje podwyższenia wynagrodzeń, które już miało miejsce w bieżącym roku, ale także podwyżek, które dopiero nastąpią. Z początkiem października zatem wejdzie w życie zaktualizowany regulamin wynagradzania, zawierający przepisy regulujące m.in. przyznawanie wynagrodzeń motywacyjnych, wynagrodzeń dodatkowych, zróżnicowanych dodatków, nagród rektora, premiowania pracowników niebędących nauczycielami akademickimi. Towarzyszą im załączniki przedstawiające standardowe stawki wynagrodzeń (każdy z pracowników może skonfrontować swoje wynagrodzenie ze stawkami w załącznikach).
Reforma UAM: W odniesieniu do pracowników niebędących nauczycielami akademickimi, najważniejszą i długo wyczekiwaną zmianą będzie tzw. ruchomy czas pracy. Z początkiem października, dla tej grupy pracowników, pojawi się możliwość odejścia od sztywnych godzin pracy 7.30 - 15.30.
Oprócz zmian będących konsekwencją zmieniających się przepisów zewnętrznych, pojawią się dwa nowe elementy wynagrodzenia. W roku 2021 przeprowadzony zostanie proces ewaluacji dyscyplin naukowych uprawianych na uczelni. To wielkie wyzwanie, bowiem oceny niższe niż B+ w przyjętej pięciostopniowej skali nawet tylko dla jednej naszej dyscypliny mogą mieć skutki dla całej uczelni. W takiej dyscyplinie utracimy uprawnienia do nadawania stopni naukowych i do autonomicznego uchwalania programów nauczania, a jako uczelnia stracimy status uczelni badawczej. Rektor i dziekani kierujący wydziałami dyscyplinowymi oczekiwać będą zatem od wszystkich wzmożonego wysiłku w działalności badawczej i publikacyjnej, a także w pozyskiwaniu środków zewnętrznych na realizację projektów badawczych lub badawczo-rozwojowych. Dlatego regulamin wynagradzania wprowadza motywacyjne składniki wynagrodzeń premiujące zaangażowanie nauczycieli akademickich w działalność badawczą i publikacyjną, a także grantową. W regulaminie określono zasady ubiegania się o stałe zwiększanie wynagrodzenia zasadniczego dla nauczycieli akademickich, którzy wyróżniać się będą osiągnięciami w zakresie publikacji naukowych i zaangażowaniem w pozyskiwanie środków na badania. Podkreślmy, że takie podwyższenie wynagrodzenia w całkiem sporej wysokości (bo stanowiącej miesięcznie 10% stawki wynagrodzenia profesora) będzie przyznane na stałe w ramach umowy, a nie jako okresowe zwiększenie wynagrodzenia w postaci któregoś z dodatków wynikających z regulaminu. Ta podwyżka nastąpi po złożeniu i pozytywnym rozpatrzeniu indywidualnego wniosku nauczyciela akademickiego. Wniosek o podwyższenie wynagrodzenia zasadniczego będzie można złożyć trzykrotnie w trakcie zatrudnienia. Załącznik nr 14 określa szczegółowo zasady przyznawania tych podwyżek. Do większego wysiłku w aplikowaniu o środki zewnętrzne na badania ma motywować tzw. premia projektowa za złożenie aplikacji o środki na realizację projektu badawczego lub badawczo-rozwojowego oraz za każdy uzyskany projekt, potwierdzony zawarciem umowy z instytucją finansującą.
Wysokość takiej premii będzie wynikała z możliwości finansowych uczelni (aktualne stawki określono w załączniku nr 19 do regulaminu). Premia projektowa będzie przyznawana na podstawie kwartalnego wykazu aplikacji i umów.
W nowym regulaminie wynagradzania podwyższone zostały minimalne stawki wynagrodzeń zasadniczych dla pracowników niebędących nauczycielami akademickimi. Wprowadzono też korzystną zasadę określania wynagrodzenia minimalnego dla tej grupy pracowników. Od 1 października suma wynagrodzenia zasadniczego i premii regulaminowej brutto takiego pracownika nie będzie mogła być niższa od ustawowego wynagrodzenia minimalnego określonego przepisami prawa. Regulamin wynagradzania zawiera również przepisy określające zasady przyznawania premii pracownikom określanym wspólnie jako „niebędący nauczycielami akademickimi”.
NOWY REGULAMIN ORGANIZACYJNY
Z dniem 1 października br. wejdzie w życie nowy regulamin organizacyjny UAM. W regulaminie określono strukturę organizacyjną uniwersytetu, zapowiadaną przez nowy statut uczelni, a więc podział uczelni na pięć szkół dziedzinowych i przypisanych do nich wydziałów dyscyplinowych wraz radami naukowymi dyscyplin. W uniwersytecie działać będzie Szkoła Doktorska z pięcioma sekcjami – szkołami doktorskimi w szkołach dziedzinowych. Regulamin określa także działające w strukturze uniwersytetu filie, które są głównymi zamiejscowymi jednostkami organizacyjnymi, centra i ośrodki uniwersyteckie oraz jednostki ogólnouczelniane. Oddzielny rozdział określa zadania tych jednostek, a całą strukturę obrazuje przejrzysty schemat dotyczący organizacji uniwersytetu jako całości, dołączony do regulaminu.
Odrębny dział uregulowań dotyczy administracji (wraz ze schematem organizacji administracji w załączniku), jej ogólnej struktury i zadań. Najobszerniejsza część regulaminu poświęcona została szczegółom struktury administracji centralnej i zadaniom poszczególnych jednostek (centrów wsparcia, biur, sekcji i samodzielnych stanowisk).
ZMIANY ORGANIZACYJNE W ADMINISTRACJI CENTRALNEJ
Celem dawno zapowiadanych zmian w strukturze administracji centralnej było skupienie w kilku silnych centrach kompetencyjnych zależnych od siebie zadań i odpowiedzialności, czyli stworzenie funkcjonalnej struktury, umożliwiającej bliską współpracę poszczególnych osób, wykorzystanie ich kompetencji przy wykonywaniu wspólnych zadań i wyeliminowanie problemów wynikających z odmiennych celów i priorytetów poszczególnych jednostek, jakie występowały przy rozproszonej strukturze. Zgodnie z założeniami procesy realizowane w ramach danego centrum powinny być realizowane szybciej i lepiej, bez prób przerzucania się odpowiedzialnością w stylu „to nie my, to oni”. Powołani szefowie centrów będą odpowiedzialni przez władzami rektorskimi i kanclerzem oraz całą społecznością uniwersytetu za efektywną realizację procesów przyporządkowanych do poszczególnych centrów.
W ramach nowej struktury administracji centralnej pojawią się m.in.:
Centrum Wsparcia Projektów odpowiedzialne za nadzór i udzielanie wsparcia we wszystkich aspektach procesu realizowania badań naukowych, finansowanych ze źródeł zewnętrznych, tak krajowych jak i zagranicznych, a więc zarówno na etapie aplikowania o granty, jak i podczas późniejszej ich realizacji. Aby zmiana ta przyniosła wymierne korzyści, konieczne jest zapewnienie bezpośredniej dostępności pracowników centrum dla pracowników naukowych. Niezbędne jest również powiązanie z tym centrum pracowników wydziałów odpowiedzialnych za działalność grantową. Mieliby oni stanowić ogniwo nie tylko w procesie informowania o konkursach i ich warunkach, ale także w trakcie aplikowania – służyć ma temu ścisłe współdziałanie z centrum przy uzgadnianiu formy poszczególnych elementów wniosku, w tym kosztorysu czy udzielenia pomocy w realizacji i rozliczaniu wydatków projektu.
Centrum Wsparcia Kształcenia będzie łączyć jednostki z pionu prorektora UAM ds. studenckich oraz prorektora UAM ds. kształcenia. Zakres działania CWK jest rozbudowany, do jego najistotniejszych zadań należy zaliczyć koordynowanie procesu kształcenia (rozpoczynając od rekrutacji na studia przez organizację toku studiów, kończąc na działaniach związanych ze wsparciem absolwentów), koordynacja działań projakościowych czy merytoryczny nadzór i koordynacja prac wszystkich Biur Obsługi Studentów.
Centrum Spraw Pracowniczych, które odpowiadać będzie za obsługę spraw pracowników od etapu rekrutacji (we wszystkich jednostkach UAM będzie on centralnie wspierany i koordynowany, zapewnione zostaną narzędzia wspierające wybór najlepszych kandydatów w grupie nienauczycieli, prowadzone będą bieżąco aktualizowane centralne rejestry kandydatów itd.), poprzez proces rozwoju zawodowego, na obsłudze procedur kadrowych kończąc. W centrum tym funkcjonować będzie ponadto sekcja płac (przeniesiona z Kwestury) oraz sekcja socjalna.
Centrum Wsparcia Współpracy Międzynarodowej realizujące zadania z zakresu programów wymian międzynarodowych, w tym programów Erasmus, wspomagające władze rektorskie w kształtowaniu współpracy międzynarodowej, a także wspierające wyjazdy za granicę pracowników i odpowiedzialne za przyjmowanie cudzoziemców (jednostka Welcome Center).
Centrum Logistyczno-Administracyjne przejmie pełną odpowiedzialność za bieżące utrzymanie wszystkich obiektów UAM, sprawując równocześnie nadzór nad ich kierownikami. Obecnie, kiedy zmuszeni jesteśmy w związku ze zmianami organizacyjnymi w strukturze wydziałów odejść od dotychczasowej zasady „jeden budynek - jeden wydział, za wszystkie budynki będzie odpowiadać CLA. Dodatkowo, w jego strukturach znajdzie się jedna sekcja odpowiedzialna za wszelkiego typu zakupy i osobna za transport.
Centrum Obsługi Eksploatacyjnej będzie odpowiedzialne za konserwacje obiektów, remonty i inwestycje (poza inwestycjami kubaturowymi powierzonymi Centrum Inwestycji Infrastrukturalnych).
Bez większych zmian funkcjonować będzie kwestura (jednakże bez części odpowiedzialnej za naliczanie płac), Centrum Marketingu i Centrum Inwestycji.
ZMIANY W ORGANIZACJI ADMINISTRACJI WYDZIAŁOWEJ
Następstwem utworzenia szkół dziedzinowych i wprowadzenia nowej struktury wydziałów była konieczność dokonania zmian w organizacji administracji wydziałowej na naszej uczelni. Jak informował list ogólnouczelniany rektora, po szeregu spotkań konsultacyjnych z udziałem dziekanów, prodziekanów oraz kierowników dziekanatów, przyjęto - jako docelowe rozwiązanie - utworzenie w miejsce dotychczasowych dziekanatów Biur Obsługi Studenta oraz Biur Obsługi Wydziału.
Biura Obsługi Studenta (jednostki administracji centralnej merytorycznie i - docelowo - także organizacyjnie podporządkowane Centrum Wsparcia Kształcenia) funkcjonować będą w budynkach dydaktycznych i obsługiwać będą zarówno studentów jak i słuchaczy studiów podyplomowych studiujących w danym budynku (a więc czasami studentów kilku wydziałów) oraz wszystkich pozostałych studentów w ograniczonym zakresie. Takie ich podporządkowanie organizacyjne zapewni z czasem jednolicie zorganizowaną i centralnie koordynowaną obsługę wszystkich naszych studentów, niezależnie od lokalizacji biura.
Biuro Obsługi Wydziału to zespół pracowników administracyjnych, podporządkowanych dziekanowi, odpowiedzialny za kompleksową obsługę wydziału, pracowników, doktorantów (studiujących według dotychczasowych zasad), rady dyscypliny; zespół dbający o kwestie związane z planami finansowymi, zamówieniami publicznymi, wspierający rozliczanie wydatków czy podróży służbowych.
Po przedstawieniu dziekanom algorytmicznie określonego docelowego poziomu zatrudnienia w poszczególnych biurach, otrzymaliśmy już zwrotną informację o przyporządkowaniu pracowników do poszczególnych jednostek. Odpowiednie dekrety. Potwierdzające pracownikom zmianę warunków pracy, zostaną wkrótce przygotowane. Trwają jeszcze prace nad przebudową pomieszczeń na potrzeby części nowopowstałych Biur Obsługi Wydziałów, gabinetów nowych prorektorów, dziekanów i prodziekanów. Z tym także powinniśmy zdążyć przed nowym rokiem akademickim.
PODRÓŻE SŁUŻBOWE
Korzystając z okazji, chcielibyśmy poinformować o wdrażanym z początkiem października nowym zarządzeniu rektora w sprawie rozliczania kosztów podróży służbowych osób delegowanych, realizujących zadania na rzecz uczelni. Zarządzenie wprowadza szereg istotnych zmian, które ułatwią, mamy nadzieję, proces rozliczania delegacji krajowych i zagranicznych. Najważniejsze z nich dotyczą jednostek zaangażowanych w proces (od października wnioski o zaliczki jak i rozliczenie delegacji składane będą bezpośrednio w Kwesturze, z pominięciem dzisiejszego DWZ), zasad przyznawania i wysokości tzw. kilometrówki (w ograniczonym zakresie uprawnienia zostały przekazane na poziom kierowników jednostek), nowych wzorów formularzy.
Jak Państwo widzicie zmian jest sporo. Ostatnie miesiące były okresem intensywnych prac wielu osób zaangażowanych w opracowanie koncepcji i założeń, od wdrożenia ich w życie w postaci stworzenia regulaminów, zarządzeń czy procedur, a kończąc na ich wprowadzeniu do bieżącego działania. W tym miejscu chcielibyśmy im wszystkim bardzo podziękować.
Prof. Andrzej Lesicki
Rektor UAM
Dr Marcin Wysocki
Kanclerz UAM
Czytaj także: Oświadczenie Rektora UAM
