Od kilku miesięcy na UAM trwa pilotaż elektronicznego obiegu umów cywilnoprawnych. Jak sprawdza się nowe rozwiązanie, wyjaśnia Barbara Skrzeczyńska, kierownik Sekcji Płac.
Jakie jednostki biorą udział w pilotażu?
W tej chwili pilotaż jest przeprowadzany na Wydziale Nauk Politycznych i Dziennikarstwa, Wydziale Teologicznym oraz w Administracji Centralnej. To trochę pilotaż pilotażu, do którego będziemy dołączali kolejne jednostki, w pierwszej kolejności będą to: Wydział Biologii oraz Wydział Matematyki i Informatyki.
Kiedy obejmie on cały Uniwersytet?
Niestety, tego jeszcze nie wiem. Wszystko zależy od tego jak szybko będziemy w stanie wyeliminować błędy. Wszystko musi się najpierw wyklarować, żebyśmy mogli włączyć więcej jednostek.
Jak sprawdza się nowy system w Portalu Pracownika?
Portal Pracownika znacząco skraca czas obiegu dokumentu. Jednak, aby system zadziałał poprawnie, kluczowa jest zmiana sposobu pracy wszystkich osób biorących udział w procesie zawierania umowy. Wcześniej nie zwracano uwagi na to, że umowy nie były podpisywane przed rozpoczęciem ich obowiązywania. Było to nieprawidłowe - dokumenty trafiały do Sekcji Płac po czasie, przez co nie mogliśmy spełnić wymogów ZUS, który nakłada obowiązek zgłoszenia umowy w ciągu 7 dni od jej rozpoczęcia.
Przy procedowaniu umowy cywilnoprawnej przez Portal Pracownika takie sytuacje nie występują, choć pojawiły się nowe wyzwania - procedowanie umowy trzeba rozpocząć co najmniej dwa tygodnie wcześniej, aby mogła „przejść” cały proces na Uniwersytecie. Pamiętajmy, że umowa musi zostać podpisana przez ostatnią ze stron, czyli wykonawcę, najpóźniej w dniu jej rozpoczęcia. Z czasem obieg dokumentów stanie się jednak znacznie sprawniejszy.
Problematyczne pozostają umowy cywilnoprawne zawierane z osobami spoza Uniwersytetu, które muszą jednorazowo podpisać je elektronicznie w zewnętrznym systemie. Dlatego przygotowujemy poradniki dla wnioskujących, aby mogli łatwo przekazywać wykonawcom jednolite instrukcje, zamiast tłumaczyć wszystko telefonicznie lub online.
Warto również pamiętać, że w Intranecie jest zamieszczony filmik ze szkoleń, które były organizowane przy wprowadzaniu pilotażu. Zawsze można do nich sięgnąć, jeśli mamy trudności w wypełnianiu wniosku o umowę.
Co w sytuacji nagłej potrzeby zawarcia umowy?
Zarządzenie nr 124/2024/2025 w sprawie zasad zawierania umów cywilnoprawnych z osobami fizycznymi w Uniwersytecie im. Adama Mickiewicza w Poznaniu dopuszcza możliwość zawarcia umowy w wersji papierowej za zgodą kierownika jednostki, czyli Pani Rektor.
Jak jednostki odnoszą się do wprowadzanych zmian?
Otrzymujemy wiele pozytywnych opinii - jednostki dopytują, kiedy zostaną włączone do pilotażu, ponieważ system jest bardzo przejrzysty. W obiegu papierowym nie mamy pełnej kontroli nad procesem ani wiedzy, gdzie znajdują się dokumenty; tutaj wszystko jest widoczne. Możemy sprawdzić każdą umowę i zobaczyć, na jakim etapie akceptacji się znajduje, co stanowi duży atut.
Zadbaliśmy też o to, aby formularze były logiczną konsekwencją wybranego rodzaju umowy i strony, z którą jest ona zawierana. Bez poprawnego uzupełnienia wszystkich pól nie da się przejść dalej, co eliminuje wiele błędów typowych dla obiegu papierowego.
Co jest największym wyzwaniem?
Zapanowanie nad całością. System tworzyliśmy od podstaw - jest naszym autorskim pomysłem. Niezwykle trudno było tak go skonstruować, by prowadził użytkownika przez cały proces.
Każdy przycisk i pytanie, jakie znajduje się w formularzu, ma swoje skutki. W zależności od tego, co zaznaczymy, takie będziemy mieli zapisy w umowie. Doprowadzenie do tego efektu było bardzo trudne. Dopóki umowy przygotowywano na papierze, każda jednostka merytoryczna mogła wypracować swoje wewnętrzne procedury - teraz musieliśmy te procesy uspójnić.
Największą wartością jest to, że bez względu na to, gdzie znajduje się wykonawca - a mamy wykonawców z całego świata - w każdej chwili może się zalogować i podpisać umowę.
Elektroniczny obieg dokumentów usprawnia pracę Sekcji Płac?
Zauważamy, że obieg dokumentów jest o wiele szybszy. Umowy docierają na czas i nie mamy problemu z rozszyfrowaniem ich zapisów. Jak każdego systemu musieliśmy się go nauczyć i zmodyfikować od lat utarte schematy postępowania. Jest dość intuicyjny, a im więcej faktur i umów wprowadzamy, tym jesteśmy w tym bieglejsi.
Na początku, kiedy pojawiły się zamówienia publiczne, sam widok systemu wydawał się kosmiczny. Teraz widzimy, że poszczególne moduły Portalu Pracownika są do siebie bardzo podobne. Sukcesywnie wszystkie procesy realizowane w ramach Centrum Spraw Pracowniczych, obsługiwane obecnie przez AMURap, będą przenoszone do Portalu Pracownika.
Zobacz też: Anna Zakrzewska. Dbamy o „visibility”