Zmiana. Rozmowa z kanclerzem dr. Marcinem Wysockim

Fotografia w nagłówku
fot. Adrian Wykrota
fot. Adrian Wykrota

Z nowym Kanclerzem Uniwersytetu im. Adama Mickiewicza dr. Marcinem Wysockim rozmawia Krzysztof Smura.

 

Od 1 września przejmie Pan obowiązki od ustępującego Stanisława Wachowiaka. Będzie to kadencja zmian czy kontynuacji?

Sposób działania kluczowych polskich uniwersytetów (mam na myśli Uniwersytet Warszawski czy Jagielloński), zaostrzająca się rywalizacja o najlepszych pracowników (nawet między uczelniami wyższymi), konkurencja w dziedzinie grantów, a także nieustannie zmieniające się przepisy prawa (nie tylko z zakresu szkolnictwa wyższego) wymagają od nas zmian w podejściu do administrowania.

W administracji Uniwersytetu pracuje wiele osób sprawdzonych, o wysokich kwalifikacjach i z dużym doświadczeniem. Chciałbym, aby wspierali mnie oni przy wprowadzaniu koniecznych reform. Racjonalizacja kosztów utrzymania budynków i administracji centralnej, przy jednoczesnej poprawie jakości i terminowości świadczonych przez nas usług, skrócenie przebiegu procedur wewnętrznych, wdrożenie w szerokim zakresie obiegu elektronicznego spraw, jasne określenie osób odpowiedzialnych za poszczególne zadania i zakresu ich odpowiedzialności - to wyzwania, przed którymi stoi administracja.

 

Kadencja kanclerza Stanisława Wachowiaka zostanie zapewne zapamiętana jako czas wielkich zmian, jeśli chodzi o infrastrukturę UAM. Co teraz? Pytam o duże inwestycje: o akademiki na Morasku, o przyszłość „Akumulatorów”, o rozbudowę Collegium Iuridicum Novum, o muzeum UAM, o Collegium Martineum

Dokończenie inwestycji w obiekty sportowe w ramach programu wieloletniego, modernizacja Collegium Heliodori Święcicki czy budowa domów studenckich na Morasku to trwające przedsięwzięcia. Czeka nas rozbudowa Collegium Iuridicum Novum czy modernizacja Collegium Martineum. Warunkiem ich realizacji jest dysponowanie odpowiednimi środkami finansowymi. Na pieniądze z zewnątrz (ministerialne czy unijne) w znaczącej skali raczej nie możemy liczyć. Musimy zatem poszukiwać innych źródeł finansowania. Sprzedaż zbędnych składników majątku, niskooprocentowane i długoterminowe kredyty (np. z Europejskiego Banku Inwestycyjnego w ramach tzw. Planu Junckera) to najbardziej prawdopodobne źródła. Ale decyzja nie jest łatwa. Kredyty te obciążą przecież uczelnię na kilkadziesiąt lat.

 

Mamy nowoczesne budynki, świetnie wyposażone laboratoria - natomiast sprawą, która w opinii wielu pracowników UAM wymaga zmiany, jest system zarządzania uczelnią. Sprawdził się  amuRAP, ale obieg dokumentów ma koneksje z PRL-u… Podpis na podpisie. Kiedy to się zmieni?

Wdrożenie systemu elektronicznego nie tylko obiegu, ale i zarządzania dokumentacją, to w moim przekonaniu jedno z najpilniejszych zadań, które w znaczący sposób usprawni pracę administracji i równocześnie umożliwi realizację deklaracji wyborczej rektora („Wprowadzę 10-dniowy termin na załatwianie spraw na uczelni”). Uruchomienie systemu EZD (Elektroniczne Zarządzanie Dokumentacją) na uczelni i konsekwentne przesuwanie kolejnych kategorii spraw z obiegu papierowego na elektroniczny pozwoli na identyfikację „wąskich gardeł” w procesach, a w konsekwencji na dotrzymanie wskazanego terminu na załatwienie spraw na uczelni. Odpowiednie procedury zostały przygotowane. Administracja centralna, jak i wydziałowa przechodzi szkolenia w zakresie stosowania nowego narzędzia. Odpowiedni sprzęt (szybkie dwustronne skanery, drukarki kodów i etykiet czy czytniki kodów paskowych) został dostarczony do jednostek organizacyjnych uczelni. System pilotażowo zacznie działać od 1 października. Jednak jak dużo czasu zajmie pracownikom uczelni przestawienie się na nowe rozwiązania - tego nie wiemy.    

W dalszej kolejności na automatyzację czeka obieg faktur, umów cywilno-prawnych, delegacji krajowych i zagranicznych, wniosków o zamówienia publiczne czy urlopów. Prace nad tymi wdrożeniami, których efekty odczuje ogół pracowników uczelni, zostały już zainicjowane lub będą podejmowane sukcesywnie.

 

Chętnie oddam w dobre ręce stare biurka, krzesła i komputery. Przejąłem je w redakcji ŻU, a z likwidacją jest kłopot. Podobnie z przetargami. Zamawiamy w styczniu i czekamy. Nadal czekamy mimo, że jest lipiec. Dlaczego?

Pewnych procedur skrócić się nie da, gdyż wynikają z obowiązujących nas przepisów prawa. Nie jest jednak tak, że nic poradzić się nie da. Planuję wprowadzenie zmian w  organizacji przetargów oraz skrócenie procesu realizacji zakupów. Jasno sprecyzowane potrzeby zakupowe przez dysponentów środków powinny stanowić główne ich zaangażowanie. W tym celu powinien zostać uruchomiony prosty i intuicyjny proces składania wniosków o zamówienie publiczne (obieg elektroniczny) oraz „sklep intranetowy”, który umożliwi szybkie składanie zapotrzebowań na dostawy w ramach już rozstrzygniętych przetargów. W najbliższym czasie czeka nas przegląd procedur związanych z zamówieniami publicznymi w celu ich uproszczenia oraz oceny, które obowiązki mogą być delegowane na zespół kanclerski i pracowników administracji, odciążając w ten sposób rektora, dziekanów, pracowników naukowych i dydaktycznych...

 

Czy wprowadzenie Ustawy 2.0 wymusi zmiany w strukturze administracyjnej uczelni? Pytam nie o przyszłość wydziałów, a o kwestie administracyjne. Rozumiem, że struktura administracji centralnej zostanie zachowana. Kto będzie zarządzał tą częścią uczelni? Pan czy rektor? Będzie Pan kanclerzem czy dyrektorem administracyjnym?

Wdrożenie w życie przepisów nowej ustawy nie wymusza wprost zmian w strukturze administracji centralnej uczelni. W ustawie nie określono zasad jej funkcjonowania. Konieczność zmian w strukturze administracji centralnej wymusza jednak obrana strategia rozwoju UAM, cele i zadania określone przez rektora w jego programie wyborczym oraz w trakcie trwania kadencji czy oczekiwania kluczowych interesariuszy (w tym pracowników, doktorantów). A oczekują oni wysokiej jakości usług wsparcia, świadczonych przez kompetentnych pracowników. Warunkiem uczestnictwa w konkursie na stanowisko kanclerza było przedstawienie koncepcji reformy organizacyjnej administracji UAM.

Przedstawiłem wizję (zbliżoną w pewnych punktach do rekomendacji zewnętrznych konsultantów z firmy F5) utworzenia w miejsce dotychczasowych jednostek administracji centralnej (działów i sekcji) centrów kompetencyjnych, będących dużymi i silnymi jednostkami organizacyjnymi realizującymi kompleksowo procesy wsparcia. Zakładam wdrożenie zmian od stycznia 2019 roku. Wcześniej jednak chciałbym przedstawić szczegóły planowanych zmian gronu rektorskiemu, dziekanom i kierownictwu największych jednostek Uniwersytetu. Zależy mi bardzo  by poznać opinię tych osób i tak zmieniać  administrację by w pełni odpowiadała Ich potrzebom i oczekiwaniom. Potem czeka nas jeszcze opracowanie nowych procedur (w tym określających zasady współdziałania poszczególnych jednostek), uzgodnienie składów osobowych i lokalizacji jednostek. To zadania na najbliższe miesiące.

A kto będzie docelowo zarządzał tą częścią uczelni? - na to pytanie nie ma jeszcze odpowiedzi. Ustawa wymienia tylko dwa stanowiska na uczelni – rektora i głównego księgowego. Trudno sobie wyobrazić, aby w tak dużej organizacji, jaką jest UAM, rektor bezpośrednio odpowiadał za zarządzanie całą administracją oraz pracownikami obsługi. Jednak z odpowiedzią na pytanie, czy rektora wspierać będzie kanclerz czy dyrektor administracyjny oraz jaki będzie zakres jego kompetencji – musimy poczekać do czasu opracowania nowego statutu i regulaminu organizacyjnego uczelni.

 

Ostatnio pojawiły się pewne regulacje, dotyczące stanowisk pracy i wynagrodzeń na UAM. Czy uporządkuje się też ścieżkę awansu pracowników administracji?

Taki był jeden z podstawowych celów, jaki przyświecał nam, gdy rozpoczynaliśmy prace nad regulaminem wynagradzania. Kluczem do wysokiej efektywności pracowników, ich zaangażowania i satysfakcji z pracy - jestem o tym przekonany - jest świadomość pracownika, czego dokładnie się od niego oczekuje, co należy do jego obowiązków, gdzie jest jego miejsce w organizacji, kto jest jego przełożonym, jaka jest jego ścieżka rozwoju zawodowego i jakiego wynagrodzenia może się spodziewać. Jest to jednak związane z koniecznością aktualizacji regulaminu organizacyjnego, zakresów obowiązków pracowników oraz wprowadzenia kompleksowego systemu wynagradzania. Pewne elementy tego systemu zostały już wdrożone. Obowiązujący od dwóch lat nowy system premiowania pracowników niebędących nauczycielami był pierwszym krokiem w kierunku tego rozwiązania. Wprowadziliśmy niedawno dla tej grupy pracowników regulamin nagród rektora czy regulamin ocen okresowych. Czeka nas jeszcze ustalenie zasad związanych ze ścieżką kariery oraz uzgodnienie spójnych i jednoznacznych dla pracowników warunków awansu i podwyżek wynagrodzeń.

 

Wynagrodzenia i system premiowy… Coraz trudniej utrzymać dobrych pracowników. Jest też problem z zatrudnianiem nowych. Nowa ustawa o szkolnictwie wyższym przewiduje podwyżki dla nauczycieli akademickich, ale nie wspomina o pracownikach administracji…

To prawda… niestety. Pieniądze na podwyżki dla pracowników niebędących nauczycielami będziemy musieli wygospodarować sami z dotacji (docelowo subwencji), którą otrzymujemy z ministerstwa. Nie jest to zadanie proste, ale konieczne. W tym roku decyzją rektora grupa najmniej zarabiających pracowników otrzymała podwyżki. Jeżeli tylko sytuacja finansowa uczelni pozwoli, będziemy przeznaczać środki na dalsze regulacje wynagrodzeń. W coraz mniejszym stopniu będą to jednak zmiany dotyczące całych grup pracowniczych; raczej będą kierowane do kluczowych z punktu widzenia uczelni pracowników.

 

Kolejna sprawa to ułatwienie pracownikom dostępu do kursów, szkoleń czy studiów podyplomowych. Czy przykładowo zachowany zostanie darmowy lektorat języka angielskiego dla pracowników administracji? Czy uczelnia nadal będzie partycypowała w kosztach szkoleń specjalistycznych, podnoszących kompetencje pracowników?

Te formy wsparcia rozwoju pracowników na pewno pozostaną. Uważam, że powinniśmy z czasem nawet więcej niż dotychczas środków angażować właśnie w  rozwój zawodowy pracowników UAM. Chciałbym, aby kluczowymi odbiorcami szkoleń czy kursów byli liderzy w swoich zespołach lub osoby, które po powrocie ze szkolenia będą w stanie przekazać pozyskaną wiedzę współpracownikom. Darmowy lektorat z języka angielskiego? Jak najbardziej tak. Zależy mi jednak na wprowadzeniu narzędzi do okresowej weryfikacji postępów pracowników, tak abyśmy mieli pewność, że angażowane środki dają efekt w postaci poprawy znajomości języka angielskiego.

 

 

Polecamy również:

Ostrów Tumski wciąż zagadkowy, ale… Rozmowa z Panią prof. Hanną Kóčka-Krenz

Rozmowy Ogólnouniwersyteckie